Новости

Вниманию руководителей организаций и предприятий, хранящих документы по личному составу

16 мая 2014

Многих руководителей волнует вопрос: «Что делать с документами сотрудников организации?». Ведь документы главное наследство, от которого в дальнейшем зависит подтверждение трудового стажа, заработной платы будущих пенсионеров, работавших в этих организациях. В связи с действующим законодательством РФ дела и документы хранятся в архиве предприятия независимо от его формы собственности. В зависимости от типа документов хранение обеспечивается в течение определенных сроков или постоянно до прекращения деятельности организации. Собственники документов «обязаны обеспечить их полную сохранность», а так же «предоставить сведения об этих документах по запросам Государственной архивной службы».

Руководители организаций и предприятий несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность за состояние работы с документами и обеспечение их сохранности.

При ликвидации компании документы должны быть переданы на хранение правопреемнику организации, если такового нет, то документы должны быть переданы вышестоящей организации. Если нет ни правопреемника, ни вышестоящей организации, документы передаются в государственный или муниципальный архив на договорной основе. Это документы постоянного срока хранения, документы по личному составу сроком хранения 75 лет и (внимание!) документы временного срока хранения (до 10 лет), сроки хранения которых не истекли. Требование опередаче на архивное хранение документов временного хранениясодержится в ФЗ № 125-ФЗ от 22.10.2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации». В частности, в п. 10 ст. 12 закона установлено: «При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архивна основании договорамежду ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом». Среди документов временного хранения может оказаться важная юридическая и бухгалтерская документация.

Сроки хранения документов определяются в соответствии с новым Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Если ваша организация является источником государственного комплектования государственного или муниципального архива, то новый договор на хранение документов постоянного хранения и документов по личному составу заключать не требуется (обычно это крупные ведомственные предприятия).

Коммерческие и общественные организации, а также унитарные предприятия (ГУП, ФГУП) не являются источниками комплектования госархивов, поэтому передача всех документов осуществляется на договорной основе.

Для того чтобы передать документы на хранение в госархив, вам необходимо обратиться в соответствующий орган управления архивным делом на территории вашего субъекта РФ.

В соответствии с законом «Об архивном деле в РФ» документы для сдачи в архив должны быть в упорядоченном состоянии.